ECF 2025: guia completo com tudo que sua empresa precisa saber para entregar

O que é a ECF e para que serve

A Escrituração Contábil Fiscal é uma obrigação acessória digital que deve ser transmitida anualmente à Receita Federal por pessoas jurídicas, com o objetivo de informar todas as operações que influenciam a base de cálculo e o valor do  Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ) e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL).

O envio da ECF permite que o Fisco cruze dados contábeis e fiscais com maior precisão e rapidez, fortalecendo o combate à sonegação e o monitoramento da conformidade tributária das empresas.

Quem está obrigado a entregar a ECF 2025

Devem entregar a ECF todas as pessoas jurídicas, inclusive as imunes e isentas, que se enquadrem em um dos seguintes regimes de tributação:

• Lucro Real
• Lucro Presumido
• Lucro Arbitrado

A entrega deve ser realizada pela matriz da empresa, de forma centralizada, consolidando as informações de todas as suas filiais.

Quem está dispensado da ECF

Alguns grupos estão legalmente desobrigados de apresentar a ECF, conforme a Instrução Normativa RFB nº 2.004/2021. São eles:

• Empresas optantes pelo Simples Nacional
• Órgãos públicos, autarquias e fundações públicas
• Pessoas jurídicas inativas durante todo o ano-calendário

Para ser considerada inativa, a empresa não pode ter realizado qualquer atividade operacional, financeira ou patrimonial, incluindo simples movimentações bancárias ou aplicações.

Prazo de entrega da ECF 2025

A ECF referente ao ano-calendário de 2024 deve ser entregue até o último dia útil de julho de 2025 — ou seja, 31 de julho.

Nos casos de situação especial, como fusão, cisão, incorporação ou extinção, o prazo é o último dia útil do terceiro mês subsequente ao evento. Se o evento ocorrer entre janeiro e abril, o prazo será igual ao da entrega regular.

Se a situação especial ocorrer em 31 de dezembro, a empresa deve entregar apenas uma ECF referente a todo o ano, sinalizando o fato.

Como entregar a ECF

A transmissão da ECF é feita exclusivamente por meio digital, via ambiente Sped. O processo envolve:

1. Geração do arquivo: por sistema contábil compatível com o layout da ECF.
2. Validação: no Programa Gerador de Escrituração (PGE), da Receita Federal.
3. Assinatura digital: com dois certificados digitais:
   • Contabilista: e-CPF do contador responsável.
   • Pessoa Jurídica: e-CNPJ da matriz ou e-CPF do representante legal ou procurador.
4. Envio: via PGE Sped após validação e assinatura.

Penalidades por atraso ou erro na ECF

O não envio da ECF no prazo ou a apresentação com erros pode gerar penalidades, como:

• Multa de 0,25% por mês-calendário sobre a receita bruta (limitada a 10% do lucro líquido) – Lucro Real.
• Multa de R$ 500 por mês – para imunes, isentas ou do Lucro Presumido/Arbitrado.

Também há risco de autuações por omissões, deduções indevidas ou divergências com outras obrigações acessórias.

ECF e cruzamento com outras obrigações

A Receita Federal cruza os dados da ECF com:

• Escrituração Contábil Digital (ECD)
• Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF)
• DIRF
• Notas fiscais eletrônicas

Divergências podem acionar a malha fina da empresa.

Recomendações para contadores e empresários

Para garantir conformidade e evitar problemas com o Fisco, recomenda-se:

• Organizar a documentação fiscal com antecedência.
• Validar dados e saldos contábeis.
• Verificar consistência com a ECD.
• Atualizar certificados digitais.
• Consultar o Manual da ECF 2025.

Prepare-se para a ECF e evite riscos fiscais

A ECF é um dos principais instrumentos de controle fiscal da Receita. O preenchimento correto e a entrega no prazo são essenciais para evitar sanções e manter a regularidade da empresa.

Empresas devem agir com antecedência e contadores devem reforçar o planejamento e a revisão dos dados. O momento de preparar a ECF 2025 é agora.